“11 CÁCH ĐƠN GIẢN QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ” – Bạn sống tới tận giờ mà vẫn chưa biết quản lý thời gian hiệu quả ? Nếu bạn đang băn khoăn cách tăng suất cho công việc của mình, hãy cùng Thịnh Dream khám phá kỹ năng quản lý thời gian qua bài viết sau đây nhé.

 

1. Lên danh sách những việc cần làm – Điều tiên quyết của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

 

Đã bao giờ bạn đi mua sắm nhưng sau đó bị cám dỗ và rước về nhà cả đống đồ chẳng liên quan? Việc lập danh sách, dù là danh sách thực phẩm cần mua hay danh sách những việc cần làm, sẽ giúp bạn tập hợp những thứ ưu tiên vào cùng một nơi.

Hãy bắt đầu ngày mới bằng việc lập to-do-list, hình dung những việc cần phải làm ngày hôm nay và hoàn thành từng việc một. Nhỏ nhưng có võ, điều này sẽ giúp bạn rèn luyện thói quen và phát triển kỹ năng quản lý thời gian vô cùng tốt.

 

 

Danh sách giúp bạn xác định đường đi, đích đến cũng như chiếc định vị GPS. Bạn có thể viết ra sổ, giấy note hay sử dụng các ứng dụng trong điện thoại, miễn là luôn mang theo bên mình để dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Chưa hết đâu, còn gì tuyệt vời và tự hào hơn cảm giác lần lượt gạch đi những công việc đã hoàn thành, đúng không?

2. Tập trung vào những việc thật sự quan trọng

Sau khi đã có trong tay danh sách những việc cần làm, kỹ năng tiếp theo không kém phần quan trọng chính là sắp xếp thứ tự ưu tiên của chúng để quản lý thời gian.

 

Hãy cân nhắc về tính cấp bách, mức độ khó khăn cũng như giá trị mà công việc mang lại. Dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước thì cả ngày bạn sẽ thoải mái vui vẻ làm việc khác.

Một bản báo cáo cần phải nộp trước ngày mai tất nhiên sẽ quan trọng hơn việc lướt Facebook, Instagram hay đi uống bia với đồng nghiệp. Hãy ưu tiên những việc mang lại giá trị cao và quan trọng hơn hết, đừng quên ghi chú lại các mốc thời gian và hoàn thành chúng trước thời hạn nhé.

3. Xây dựng lối sống tối giản

 

Thú thật đi, có bao giờ bạn muốn bắt tay vào làm việc nhưng lại chẳng tìm thấy tài liệu mình cần? Bạn mất cả giờ đồng hồ lục tung căn phòng và khi tìm được thì nguồn cảm hứng làm việc cũng biến mất?

 

Hãy dọn dẹp phòng ốc gọn gàng, vứt bỏ đi tất cả tài liệu, giấy tờ không quan trọng, sắp xếp các file dữ liệu trong máy tính một cách logic. Nếu bạn tốn quá nhiều thời gian chỉ để nghĩ ngày mai sẽ mặc gì, bạn có thể thử tìm mua những trang phục cơ bản dễ phối.

Việc đơn giản hóa cuộc sống không chỉ giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lý, sắp xếp công việc tối ưu mà còn tiết kiệm thời gian và tập trung hơn cho những điều quan trọng khác.

4. Tận dụng thời gian trống

Mỗi giây trôi qua đều có thể được tận dụng để làm một điều gì đó có ích. Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy những “lỗ hổng” trong lịch trình bận rộn của mình, ví dụ như thời gian trong nhà tắm, thời gian trên xe để đến chỗ làm, hoặc lúc ngồi chờ người bạn của mình ở chỗ hẹn.

Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về lĩnh vực chuyên môn. Cuộc họp kết thúc sớm hơn dự định 15 phút ư? Hãy tận dụng nó để kiểm tra email, xem lại to-do-list của mình để theo dõi tiến trình công việc. Thậm chí, thời gian chờ đối tác ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho khách hàng của mình đấy.

5. Không trì hoãn

 

Bạn có biết rằng, người thành công có 7 ngày một tuần, còn người lười biếng chỉ có 7 ngày mai? Vì vậy, đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi sắp deadline mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào bàn làm việc.

 

Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc ngày giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ thôi.

6. Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỹ thời gian phù hợp

Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỹ thời gian phù hợp. Mỗi người có nhịp sinh học riêng, làm việc hiệu quả vào buổi sáng hoặc buổi chiều. Lợi ích của làm việc từ xa là có thể chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho mình.

 

Ví dụ, có thể thức dậy lúc 8 giờ sáng, tập thể dục và sau đó làm việc. Hiểu rõ bản thân là quan trọng. Xác định “khung giờ vàng” và sắp xếp công việc quan trọng vào thời gian này, tận dụng kỹ năng quản lý để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất.

7. Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp

Đã bao giờ bạn lục tung cả căn phòng để tìm kiếm một bộ hồ sơ, hay mất cả tiếng vì không nhớ file hợp đồng của khách hàng nằm ở đâu trong máy tính? Rõ ràng, việc giữ cho mọi thứ đâu vào đấy sẽ giúp bạn đỡ căng thẳng hơn và tiết kiệm cả khối thời gian đấy.

 

Tổ chức mọi thứ theo quy củ gọn gàng cũng là một phần quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian.

Hãy dọn dẹp máy tính của mình, phân loại các danh mục, bản sao liên quan với nhau vào cùng một file. Đừng quên xóa những thứ không cần thiết. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng tìm thấy ngay khi cần bất cứ tài liệu gì.

8. Lên kế hoạch dài hạn

 

Thú thật đi, có phải bạn đã từng nghĩ rằng, làm việc từ xa tức là thích thì làm, không thích thì tha hồ xả hơi bất cứ khi nào mình muốn? Cũng đúng đó, bạn có thể làm thế. Nhưng mà, cách làm việc theo cảm hứng này sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian vì không việc nào được làm tới nơi tới chốn cả.

Việc lên kế hoạch khi nào làm việc, khi nào nghỉ ngơi là vô cùng cần thiết cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn.

 

 

Hãy bắt đầu buổi sáng bằng cách lướt qua danh sách các nhiệm vụ trong ngày, sau đó thì tập trung hoàn thành chúng theo những mốc thời gian đã định sẵn. Những bản kế hoạch theo tuần, theo tháng sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và không bỏ lỡ deadline nào.

9. Loại bỏ yếu tố gây mất tập trung

 

Đúng là làm việc tại nhà sẽ thoải mái hơn, nhưng nó cũng là một cái bẫy khiến chúng ta xao lãng, mất tập trung. Không ai có thể thể tính toán dữ liệu, soạn thảo văn bản nếu cứ dán mắt vào màn hình tivi mỗi 5 phút được. Và sẽ thật bất tiện nếu chuông thông báo tin nhắn facebook cứ inh ỏi cả ngày.

Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tìm cho mình một không gian làm việc yên tĩnh, tắt hết thông báo mạng xã hội cũng như để điện thoại ra xa. Hãy thẳng tay loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung và chú tâm hoàn toàn vào công việc.

10. Học cách nói “không”

 

Bạn biết đấy, thời gian là vàng. Nhưng bạn không có nhiều thời gian và không phải tất cả công việc đều có thể tạo ra “vàng” được.

Hãy nhớ là, ôm đồm quá nhiều công việc cùng một lúc chỉ khiến bạn kiệt sức và lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng mà thôi.

Bạn có thể quyền từ chối những cuộc hẹn tán dóc vô nghĩa, cũng không nên nhận lời giúp đỡ ai đó khi công việc của mình còn chưa xong. Kiến thức, kỹ năng và nhất là thời gian của bạn nên được quản lý và sử dụng vào những công việc mang lại giá trị.

 

11. Học cách quản lý thời gian mỗi ngày

 

Đã là kỹ năng thì căn bản thì việc bạn có thể quản lý thời gian mỗi ngày chắc chắn là sẽ học được.

Hãy bắt đầu bằng những mẹo nhỏ, cách khóa học quản lý thời gian miễn phí. Sau khi áp dụng bạn sẽ thấy mình phù hợp/ không phù hợp với phương pháp nào.

Thử và sai, từ đó rút kinh nghiệm để áp dụng sau này là cách bền vững nhất khi học kỹ năng mới.

Lời kết

Cuối cùng, sau một ngày làm việc bận rộn, bạn hãy nhìn lại và tổng kết những gì mình đã và chưa làm được trong 24 giờ đồng hồ vừa qua. Thời gian của con người là có hạn, nhưng với những mẹo trên, Thịnh Dream chắc chắn bạn sẽ cảm thấy tự hào vì mình đã không bỏ phí nó.

 

Theo: Thịnh Dream